Projektplanung und -Verwaltung ist heute dank Programmen zur verteilten Prozesskontrolle wie Jira kein Problem mehr – auch in komplexen Umgebungen.

Von Dorian Selz, Nektoon

Der zeitgenössische französische Philosoph Michel Foucault definierte Organisationen als Räume kontrollierter Gewalt. Eine andere Tradition, geprägt von amerikanischen Philosophen John Dewey, sieht Organisationen als Foren der geistigen Erbauung.

Wie auch immer wir Organisationen sehen wollen, ob als Inkubatoren neuer Kulturen oder als Abbild unserer aktuellen Gesellschaft: Es herrscht weitgehend Einigkeit darüber – und auch die genannten Philosophenstimmen dem zu – dass sie künstlich geschaffen wurden und deshalb auch verändert und erneuert werden können.

Ein Gebiet, auf dem wir unsere Organisation bewusst erneuert haben, sind die Entwicklungsprozesse und die Kontrolle von Problemen. Unsere Projektmethode Scrum teilt das gesamte Vorhaben in Geschichten und Aufgaben im Zwei-Wochen-Rhythmus auf.

Früher haben wir Projekte mit gigantischen Excel-Tabellen verwaltet. Das ist keine sehr angenehme Aufgabe, vor allem nicht, wenn man ein grösseres Team zu betreuen hat. Und die Last war noch grösser für das Team, das seine Aufgaben verwalten musste.

In diesen Tagen, in denen wir das 40ste Jubiläum der Mondlandung feiern, frage ich mich immer wieder, wie die Leute das ohne Wikis und digitale Projektverwaltung geschafft haben. Heute ist das Problem gelöst – die digitale, verteilte Aufgabenkontrolle erledigt den Job. Bei Nektoon verwenden wir dazu Jira.

Jira ist das Schwesterprodukt von Confluence, unserer Wiki-Software, geschrieben von Atlassian. Wir haben uns schnell an ihr Produkt gewöhnt, nachdem die Erfahrungen mit Confluence so gut waren. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass die beiden sich stark verknüpfen lassen.

Jedes Thema, jede Aufgabe, jeder Bug und jede Verbesserung wird in Jira erfasst und kann dort verfolgt werden. Auf einer Zwei-Wochen-Basis vergeben wir diese Jobs an die Teammitglieder. Sobald man mit der Arbeit an einem Problem angefangen hat, registriert man sich im entsprechenden Jira-Task. Der Fortschritt wird laufend dokumentiert und die benutzte Zeit erfasst.

Damit generieren wir eine lückenlose Datensammlung, die es uns erlaubt:

• die Planung zu verbessern und das Ausmass der Aufgaben zu erkennen;
• die eigentliche Implementierung zu verbessern;

Darüberhinaus ermöglicht das System

• jedem Mitglied des Teams, die offenen Aufgaben zu sehen und
• wem sie zugeteilt sind;
• welches die Fortschritte sind;
• wie effizient und wirksam wir vorwärtskommen;
• ob wir vom Kurs abgekommen sind, und: rechtzeitig Massnahmen einzuleiten.

Der für uns relevante Teil ist die Transparenz unserer Aufgabenbeobachtung. Wir sind in der Lage, Hunderte von Aufgaben zu verwalten, die Zuständigkeiten zu verteilen und die Dinge anzugehen.

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