Bei der Suche nach einem neuen Team-Mitglied sowie beim Aufbau eines ortsunabhängigen Teams gibt es bestimmte Dinge, die Sie im Auge behalten sollten. Elance-oDesk arbeitet schon seit Jahren mit Hybrid-Teams. Basierend auf unserer Erfahrung haben wir eine Liste mit nützlichen Tipps zusammengestellt, die Ihnen verraten, wie Sie erfolgreich ein verteiltes Team aufbauen und managen. Die Tipps decken den gesamten Einstellungs- und Onboarding-Prozess ab, vom Verfassen einer attraktiven Ausschreibung zu Beginn der Auswahlphase bis hin zur besten Strategie, um Ihren Neuzugang als ein langfristiges Team-Mitglied zu erhalten.

1. Beschreiben Sie den Job und vergessen Sie nicht zu zeigen, was Sie zu bieten haben, um die besten Talente für sich zu gewinnen!
Wenn Sie Kandidaten einladen, sich auf Ihren Job zu bewerben, verkaufen Sie sich und den Job außergewöhnlich gut: „Zeigen Sie, was Ihr Unternehmen zu etwas Besonderem macht, erklären Sie, was Sie unter verteilten Teams verstehen, machen Sie für den Kandidaten nachvollziehbar, wie Sie ihn vollständig in das Projekt-Team integrieren wollen und erklären Sie den Stellenwert der Projekte, an denen er arbeiten wird.“ – aus dem eBook Hire Fast & Build Things.

Gehen Sie bei der Kandidatenauswahl proaktiv vor!
Statt einfach nur eine Stellenanzeige aufzugeben und passiv auf Bewerbungen zu warten, seien Sie proaktiv! Suchen Sie selbst aktiv nach Kandidaten, die Ihre speziellen Anforderungen erfüllen und laden Sie sie ein, sich auf den Job zu bewerben. Verwenden Sie Screening-Fragen, die für den Job relevant sind, um die Kompetenz der Kandidaten einschätzen zu können.

Dies sind die wesentlichen Eigenschaften, auf die Sie bei einem externen Team-Mitglied achten sollten:

      a. Intrinsische Motivation und Zielstrebigkeit:

Externe Team-Mitglieder sollten nicht nur qualifiziert sein, sondern ihre Arbeit auch mit Begeisterung ausüben. Leidenschaftliche Freiberufler benötigen weniger Führungsaufsicht.

      b. Kultur und gemeinsame Werte:

Stellen Sie sicher, dass der Kandidat, den Sie einstellen, Ihre Unternehmenswerte und Unternehmenskultur teilt. Generell gilt: Sorgen Sie für ein positives und teamorientiertes Denken unter allen Mitgliedern Ihres verteilten Teams.

      c. Kommunikationsfähigkeiten:

Ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten sind unerlässlich. Achten Sie darauf, ein Video-Interview durchzuführen. So stellen Sie sicher, dass der Kandidat über die geforderten Sprachkenntnisse verfügt, um sich auch mit dem Rest des Projektteams verständigen zu können.

3. Erstellen Sie einen Test-Job!
Sobald Sie ein paar interessierte und verfügbare Kandidaten identifiziert haben, erstellen Sie Test-Projekte, die es den Kandidaten erlauben, ihr volles Know-how zu präsentieren. Beispielsweise gehen bei Elance-oDesk alle externen Entwickler durch ein zweiwöchiges „Bootcamp“-Programm. So können wir neue Mitarbeiter und ihre Fähigkeit komplexer werdende Aufgaben zu lösen einschätzen, während wir ihnen nach und nach zusätzliche Informationen und Zugang zu unseren Projekten zur Verfügung stellen. – Hire Fast & Build Things

4. Holen Sie den besten Kandidaten mit ins Boot!
Sobald Sie den Kandidaten identifiziert haben, mit dem Sie arbeiten möchten, gewähren Sie ihm Zugang zu allen Programmen und der Software, die er benötigt, um zu arbeiten. Bringen Sie alle erforderlichen Unterlagen und Verträge unter Dach und Fach. Stellen Sie sicher, dass sich Ihr neuer Mitarbeiter als vollwertiges und integriertes Mitglied des Projektteams fühlt! Senden Sie eine Willkommens-E-Mail, fügen Sie ihn zu allen entsprechenden E-Mail-Verteilerlisten hinzu, teilen Sie wichtige Teamkontakt-Informationen und alle anderen Materialien, die Sie mit dem Rest des Projektteams teilen.

5. Erstellen Sie Ziele und formulieren Sie Erwartungen!
Wichtig ist das Formulieren und Kommunizieren von klaren und nicht zu langfristigen Zielen von Anfang an. Idealerweise mit täglicher Detailgenauigkeit für Ihr neu eingestelltes Team -Mitglied. Um Missverständnisse beim Managen eines verteilten Teams und der Einarbeitung neuer Team-Mitglieder zu vermeiden, ist es entscheidend, Erwartungen genau zu formulieren und diese auch klar zu kommunizieren.

6. Entwickeln Sie einen Kommunikationsplan!
Stecken Sie Zeiten der Verfügbarkeit für alle Teammitglieder ab, vor allem bei der Arbeit in unterschiedlichen Zeitzonen. Nutzen Sie die Zeit sinnvoll, indem Sie jeden Tag zu einer festen Zeit miteinander kommunizieren. Führen Sie tägliche Jour fixe/Standup-Meetings ein, um über eine vereinbarte Aufgabenliste zu gehen. Investieren Sie 15 Minuten jeden Tag, um klare Aufgaben für den Tag festzulegen.

7. Arbeiten Sie zusammen!
Ganz egal, welche Workflow-Prozesse oder Methoden Sie implementiert haben – stellen Sie sicher, dass alle Team-Mitglieder zusammenarbeiten und auf derselben Wellenlänge sind. Verteilte Team-Mitglieder haben keine Chance den „Flurfunk“ mitzubekommen, ziehen Sie deshalb ein firmeninternes Messenger Programm zum Austausch in Betracht. Beim Managen von verteilten Teams geht es um den Aufbau und das Fördern eines guten Klimas im Team. Dass bedeutet, eine regelmäßige, enge Zusammenarbeit bei der Entwicklung von Ideen, Produkten oder Dienstleistungen mit allen Teammitgliedern zu gewährleisten.

8. Haben Sie keine Scheu vor Veränderung!
Schaffen Sie ein Arbeitsklima, das von kontinuierlicher Verbesserung geprägt ist. Nach jedem beendeten Projekt können Sie ein Retrospektive-Meeting halten, um eventuell entstandene Probleme oder Engpässe zu besprechen und gemeinsam Lösungen zu finden. Im Laufe der Zeit werden Sie und Ihr Hybrid-Team sich an veränderte Gegebenheiten und Anforderungen anpassen müssen: Wenn die Dinge nicht funktionieren oder verbessert werden sollten, dann nehmen Sie die notwendigen Veränderungen vor. Zum Beispiel:

    a. Erweitern oder verlagern Sie die Verantwortlichkeiten, wenn nötig.
    b. Zögern Sie nicht neue Kommunikationsmittel und Kollaborationstechnologien einzusetzen, falls die bisherigen ihren Zweck nicht mehr erfüllen oder nicht mehr ausreichend.
    c. Passen Sie den Zeitraum der Überschneidung für die Teammitglieder in verschiedenen Zeitzonen an, wenn der Zeitrahmen für die tatsächliche Zusammenarbeit zu kurz ist.

Sobald Sie Ihren idealen Kandidaten gefunden und engagiert haben, egal ob Freiberufler oder externer Mitarbeiter, sollten Sie Ihr Hauptaugenmerk darauf legen, eine starke und produktive Arbeitsbeziehung aufzubauen. Die zweite Hälfte der oben genannten Tipps, die sich auf die Integration eines neuen externen Team-Mitglieds in eine bestehende Struktur konzentriert, kann auch für das Managen und zur Pflege der langfristigen Beziehungen innerhalb Ihres Teams Anwendung finden.

Der Autor
Nicolas Dittberner ist Country Manager DACH bei Elance-oDesk und verantwortlich für die Geschäftsentwicklung in Deutschland, Österreich und der Schweiz.