In der heutigen Berufswelt verwenden immer mehr Dienstnehmer ihr privates Smartphone zu Arbeitszwecken. Das sogenannte Bring Your Own Device-Konzept – kurz BYOD – gehört in vielen Unternehmen zum Alltag. Vorgesetzte sparen sich die Anschaffungskosten für ein firmeneigenes Endgerät und die Kommunikation mit den Angestellten passiert meist schneller. Doch was müssen Sie beachten, wenn Sie Ihr Handy für die Arbeit nutzen? Wir verraten 6 Tipps für die richtige Umsetzung.

1.     Leistbarer Handyvertrag

Die fortschreitende Digitalisierung beeinflusst die berufliche Realität. Wer heute erfolgreich arbeiten möchte, muss für gewöhnlich mit funktionstüchtigem Computer und schneller Internetverbindung ausgerüstet sein. Weil die Grenzen zwischen PC und Smartphone zunehmend verschwimmen, werden mobile Geräte immer häufiger in den Arbeitsalltag integriert.

Wenn das private Mobiltelefon für den Beruf verwendet wird, sollte ein leistbarer Handyvertrag – mit idealerweise unlimitiertem Internet – abgeschlossen werden. Dabei ist es ratsam, nicht den nächstbesten zu unterzeichnen, sondern einen umfassenden Handyabovergleich anzustellen. So können verschiedene Angebote miteinander verglichen und das beste ausgewählt werden.

 

2.     Ausreichender Datenschutz

Eine der wohl grössten Herausforderungen für die Verwendung des eigenen Smartphones zu Arbeitszwecken ist der Schutz von firmeninternen Daten. Schnell kann es passieren, dass gegen die Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung verstossen wird. Im schlimmsten Fall erhalten Unbefugte einen direkten Zugriff auf den Firmenserver. Um Kunden- und Firmendaten ausreichend abzusichern, empfehlen sich die folgenden Massnahmen.

  • Schulung: Für einen verantwortungsvollen Umgang mit anvertrauten Daten lohnt sich eine firmeninterne oder -externe Schulung. Das Kollegium wird über mögliche Risiken aufgeklärt und somit der Grundstein für einen umfangreichen Datenschutz gelegt.
  • Container-App: Damit sensible Unternehmensdaten nicht gehackt werden, empfiehlt sich eine sogenannte Container-App. Dadurch werden private und berufliche Daten DSGVO-konform getrennt. Firmendaten befinden sich somit in einem abgeschlossenen Bereich, wodurch sie vor sämtlichen Gefahren bestens geschützt sind.
  • Regelmässige Backups: Um wichtige Daten abzusichern, lohnen sich auch Backups in wiederkehrenden Zeitabständen. Falls beispielsweise Ihr Handy zu Bruch geht, sind dadurch die einzelnen Firmendaten trotzdem weiterhin verfügbar und können auf ein neues Endgerät überspielt werden.

Sobald sich berufliche Daten auf Ihrem privaten Mobiltelefon befinden, liegt es in der Verantwortung Ihres Dienstgebers, die nötigen Sicherheitsvorkehrungen zu treffen. Nur so werden geschäftliche und private Daten gut voneinander getrennt.

 

3.     Mehrstufige Authentifizierung

Das Thema Authentifizierung ist eine sehr knifflige Angelegenheit. Obwohl wiederholt dazu geraten wird, möglichst anspruchsvolle Pins und Passwörter zu erstellen, werden diese Empfehlungen viel zu oft nicht ernst genug genommen. Immer wieder entscheiden sich Arbeitnehmer z. B. für ihren eigenen Namen oder die Zahlenkombination 1234 als Pincode.

Mit zu einfachen Passwörtern und Pins sind beim Bring Your Own Device-Konzept nicht nur die persönlichen, sondern auch die beruflichen Daten in Gefahr. Es besteht also ein doppeltes Risiko für gefürchtete Hackerangriffe. Die wohl sicherste Lösung sind biometrische Verfahren mit Fingerabdruck oder Gesichtserkennung. So haben wirklich nur Befugte Zugriff auf das mobile Endgerät.

 

4.     Vorheriger Testlauf

Das BYOD-Konzept funktioniert nicht für jedes Unternehmen. Umso wichtiger ist es, einen vorherigen Probelauf durchzuführen. Als Mitarbeiter können Sie sich dabei mit bestimmten Unternehmensanwendungen und -regelungen auf Ihrem Mobilgerät vertraut machen.

Mit einem Testlauf ist es möglich, Probleme bereits vor der unternehmensweiten Umsetzung zu lösen. Falls das BYOD-Konzept schlussendlich eingeführt wird, leistet der Probedurchgang ausserdem einen wertvollen Beitrag zum Erfahrungsschatz des Unternehmens.

 

5.     Work-Life-Balance

Das private Mobiltelefon ist meistens griffbereit und wird nur in Ausnahmefällen ausgeschaltet. Somit wird Dienstgebern garantiert, dass sie – ohne lange Wartezeit – mit ihren Angestellten kommunizieren können. Das trifft zwar auf die Arbeitszeit zu, aber gilt nicht für die Freizeit. Am besten Sie besprechen mit Ihrem Vorgesetzten, ab welcher Zeit keine E-Mails mehr zugestellt werden und keine Anrufe mehr eintrudeln.

Grundsätzlich gilt: Ihr Arbeitgeber kann Ihnen nicht vorschreiben, dass Sie auch ausserhalb der Dienstzeiten erreichbar sind – es sei denn, eine gewisse Rufbereitschaft ist im Dienstvertrag verankert. Für eine optimale Work-Life-Balance gilt jedoch, dass Arbeit und Freizeit gut voneinander getrennt werden müssen.

Das liegt zum Teil in Ihrer eigenen Verantwortung. Wenn Sie also abends noch eine private WhatsApp-Nachricht verschicken, sollten Sie danach nicht noch Ihre beruflichen E-Mails checken. Stellen Sie sicher, dass Sie sich an Ihre vorgeschriebenen Arbeitszeiten halten und Ihre Freizeit nicht mit Ihrem Berufsalltag vermischen. Ansonsten ist die Gefahr für ein drohendes Burnout gross!

 

6.     Ausser Reichweite von Kindern

Beruflich genutzte Hardware gehört weder in die Hände von Familienmitgliedern noch Freunden. Bewahren Sie Ihr Smartphone vor allem ausser Reichweite von Kindern auf. Viel zu gross sind die Gefahren, die beim Spielen mit dem Handy drohen. Dadurch kann Schadsoftware eingefangen oder eine berufliche E-Mail an Unbefugte weitergeleitet werden.

Am besten stellen Sie immer sicher, dass Sie Ihr Smartphone nicht am Tisch, auf dem Sofa oder auf der Küchentheke unbeaufsichtigt liegen lassen. Bewahren Sie es an einem Platz auf, den nur Sie alleine kennen. Wenn Sie es sich zur Gewohnheit machen, Ihr Smartphone z. B. immer am obersten Regal Ihres Kleiderschrankes abzulegen, gehen Sie auf Nummer Sicher.

 

Immer mehr Arbeitnehmer verwenden ihr privates Handy für ihre Arbeit. Für eine erfolgreiche Umsetzung müssen allerdings einige Regeln eingehalten werden – zu gross ist die Gefahr für Cyber-Kriminalität! Mit diesen 6 hilfreichen Tipps sind Sie bestens für den Berufsalltag mit Ihrem Smartphone vorbereitet.