Selber machen ja oder nein, und wenn ja: mit welchen Tools arbeiten? Eric Fischer zum Thema Buchhaltung und der dazugehörigen Software.

Von Eric Fischer, Usekit
Gründertagebuch: Eric Fischer von Usekit

Neben der Finanzplanung erfordert das Umsetzen jeder Geschäftsidee in einer Kapitalgesellschaft eine solide und praktikable Buchführung. Während die Finanzplanung in den meisten Fällen sehr gut mit Excel umzusetzen ist und für mich die Flexibilität von Excel gegenüber allen anderen Tools ein herausragender Vorteil ist, ist die Buchführung doch ein ganz anderes Thema.
Nach der Gründung der useKit AG kam für uns auch das Thema Buchführung auf die Tagesordnung und die erste Frage war, ob wir sie selber machen oder an einen Treuhänder auslagern wollten. Für uns sprach einiges dafür, die Buchhaltung selbst zu machen:

  1. jederzeit die Übersicht und Kontrolle über alle operativen Zahlen
  2. darauf aufbauend im Bedarfsfall die  Finanzplanung direkt anpassen
  3. keine zusätzliche Schnittstelle zu einem externen Dienstleister nötig

Mit diesen Argumenten war die Entscheidung zugunsten einer internen Lösung schnell getroffen. Jetzt fehlte nur noch die richtige Software. Eine erste Marktübersicht zum Thema Buchhaltungssoftware förderte eine verwirrende Vielfalt zu Tage und wir waren nicht wirklich schlauer.

Klare Anforderungsprofile und nur Kernfunktionalität
Um das richtige Produkt zu finden, mussten wir in einem ersten Schritt definieren, wozu wir eine Buchhaltungssoftware genau einsetzen würden. Als Firma, die weder eine Produktion und damit weder Einkauf noch Warenbestände und Verkäufe hat, waren für uns darum Funktionen wie Kreditoren- und Debitorenmanagement zweitrangig.
Stattdessen wichtig für uns: Finanzbuchhaltung (FiBu) und die Lohnbuchhaltung. Gleichzeitig entschieden wir, dass wir Rechnungen separat verwalten und nur die Zahlungen über die Software abwickeln und auch unser Anlagevermögen lieber weiterhin in Excel abbilden wollten.

Weiter sollte die Software kostengünstig sein, und sie sollte für den Schweizer Markt angepasst sein. Die mir bekannten Produkte aus vorherigen Firmen (DATEV und Lexware) schieden damit aus. Ein erstes Scannen des Marktes war eher ernüchternd und wir waren schon kurz davor uns die Buchhaltung in Excel erstmal selber zu stricken, bevor wir doch noch auf zwei Produkte für KMU im Schweizer Markt stießen: Greencube und SAGE. Bei Greencube handelt es sich um ein umfangreiches Produkt, das neben der FiBu auch Lohnbuchhaltung, Debitoren und Kreditorenmanagement, etc. beinhaltet wobei es sich bei SAGE primär um eine Finanzbuchhaltung handelt. Greencube ist werbefinanziert und darum kostenlos, SAGE hingegen hat je nach Unternehmensgrösse eine andere Lizenzgebühr.
Wir haben beide Produkte getestet und uns letztlich für SAGE entschieden. Greencube ist zwar auf dem Papier das mächtigere Programm, allerdings war das Setup trotz der Unterstützung durch Buchhaltungsexperten extrem aufwändig und die Verzahnung der Module war nicht zufriedenstellend. Bei SAGE überzeugte uns die übersichtliche und schnelle Oberfläche, die nicht auch dank der Konzentration auf die Kernfunktion FiBu so schlank zu halten ist. Allerdings bietet unser SAGE-Paket keine Lohnbuchhaltung.

Die Lösung: SAGE Finanzbuchhaltung plus Excel
Als Lösung laufen jetzt bei uns im Alltagseinsatz die Finanzbuchhaltung von SAGE und eine Vielzahl an Excel Tabellen, welche einzelne Aspekte des Finanzmanagements der useKit AG abdecken.
Konkret haben wir die Lohnabrechnungen in Excel abgebildet, so dass sie direkt die Abrechnung für den Arbeitnehmer und die Buchungsvorgaben für die FiBu ausgibt.
Wir haben auch Elemente wie Anlagevermögen, Debitoren und Kreditoren, Cash-Flow, etc. zunächst in Excel erstellt und sind sehr zufrieden mit der Gesamtlösung.

In der Rubrik Startup-Diary schildern Jungunternehmer wöchentlich, mit welchen praktischen Problemen sie in ihrem Alltag konfrontiert werden und welche Lösungsansätze sie gefunden haben.
Die Mischung aus Excel und SAGE hat für uns auch den Vorteil, dass wir die wichtigsten Reports automatisieren  konnten und uns gleichzeitig ein schlankes Reporting  aufgebaut haben.