Seit im Jahr 1971 die erste E-Mail verschickt wurde, hat sich sowohl die Technische- als auch die Arbeitswelt stark gewandelt. Doch trotz aller technologischen Fortschritten, ist die E-Mail heute noch immer das Kommunikationsmittel Nummer eins in Unternehmen. Dies hat Folgen: Viele Mitarbeiter sehen sich heute mit einer regelrechten E-Mail-Flut konfrontiert. Um den Berg der Mails abzubauen, müssen Mitarbeiter sehr viel Zeit investieren. Es ist an der Zeit für neue Arbeitsformen, damit diese Arbeiten effizienter erledigt werden können.
Laut der Studie „State of Work“ die sich mit dem deutschen Arbeitsmarkt beschäftigt, wird ungefähr die Hälfte der Arbeitszeit der Arbeitnehmenden mit unproduktiven Aufgaben, wie dem überprüfen von E-Mails, verschwendet. Im Durchschnitt gehen Unternehmen dadurch rund zwei Arbeitstage pro Woche verloren.
Ein weiteres Problem stellt die unbeholfene oder erst gar nicht vorhandene Digitale Transformation: 35 Prozent der Beschäftigten sagen, dass die Anzahl der Anwendungen und Programme, die sie bei der Arbeit verwenden, ihre Produktivität verringert. Für 30 Prozent der Befragten ist ihr Produktivitätsverlust auf veraltete Technologien am Arbeitsplatz zurückzuführen. Insbesondere während der aktuellen Pandemie kann dies zu Frust und dem Verlust von Motivation führen.
Jedoch ist mehr Technik nicht unbedingt besser. Wenn es um die Organisation von Arbeit auf Abteilungs- oder sogar Teamebene geht, sind die Mitarbeiter heute von den vielen verschiedenen Office-Tools für Planung, Projektmanagement, Kommunikation und mehr, überfordert.
Es ist also offensichtlich an der Zeit, dass die Arbeitsweise in Unternehmen überdacht wird. Modernes Work Management verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz. Dieser soll sicherstellen, dass Mitarbeiter sich auf ihre Arbeit konzentrieren können und Teams auf die strategischen Ziele des Unternehmens ausgerichtet sind. Wie lassen sich also diese Hindernisse beseitigen und unsere Arbeitsweise optimieren? Hier sind einige Schritte die unternommen werden können, um die Effizienz am Arbeitsplatz zu steigern:
Arbeit und Projekte priorisieren
Das System sollte bei der Erfassung und Ablage von Projekten oder einfach nur von Ideen helfen und Anforderungen automatisch routen.
Arbeit und Projekte flexibel vorantreiben
Egal mit welcher Methode, das System sollte ein nahtloses Wechseln der Methodik erlauben und jedem Teammitglied damit die passende Umgebung anbieten.
Personen richtig zuordnen
Umständliche Ressourcenplanung sollte der Vergangenheit angehören. Das System verbindet in Echtzeit automatisch Arbeitnehmer mit den passenden Kenntnissen mit der jeweils richtigen Aufgabe.
Projektdenken überwinden
Der Fokus beim digitalen Arbeiten liegt auf den Menschen und Teams. Daher sollte eine entsprechende Plattform die mühelose Kollaboration von Teams und Abteilungen erlauben. Das System organisiert in Echtzeit das Arbeiten an Inhalten, Projekten, Aufgaben und vielem mehr. Jeder weiss immer, was als nächstes ansteht.
Projekt- und Teamtransparenz schaffen
Die automatische Erstellung und Verteilung visuell ansprechend aufbereiteter Reports und Berichte durch das System bedeutet eine enorme Zeitersparnis und sorgt für eine schnelle Aufdeckung von Fehlentwicklungen.
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