Kollaborationssoftware Podio:
Must-have-Tool für CRM und mehr

Zeiterfassung, CRM, Ticketing, Aufgabenplanung: Alles Aufgaben, die mit der passenden Software leichter von der Hand gehen. Unser Gastautor erklärt, für welche Lösung sich sein Startup entschieden hat.

von Nils Seiter, Gründer Localina

Startup-Tagebuch: Nils Seiter von Localina (Bild: zvg)

Startup-Tagebuch: Nils Seiter von Localina (Bild: zvg)

Es gibt zahlreiche Tools, welche in einem Startup zum Einsatz kommen können:

Neben den Klassikern wie E-Mail und Kalendern braucht man vielleicht Google Docs zum gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten, Dropbox zur Online-Datenspeicherung, Wunderlist als Taskmanager und Salesforce als Verkaufs- und CRM-Tool.

Daneben gibt es noch einen Wust von Desktop-Anwendungen wie Excel, Powerpoint, Word, Skitch, Chrome, Skype und so weiter.

Knackpunkt Integration

Diese bekannten Tools erfüllen selbstverständlich ihren Zweck, bringen aber auch zahlreiche Herausforderungen mit sich, wobei die wichtigste Einschränkung in der limitierten Integration liegt. Man verbringt einen guten Teil des Tages damit, Informationen mehrmals in verschiedenen Tools zu erfassen, zu verlinken, zu importieren oder anzupassen. Zusätzlich sind die Daten dann meist nicht überall aktuell, weil man vergessen hat, Änderungen in allen Tools nachzuführen. Dann folgen Herausforderungen wie den Zugriff von verschiedenen Geräten, Rechteverwaltung, Workflows, unterschiedliche Anforderungen und viele mehr. Wir hatten uns eigentlich schon an diese Umstände gewöhnt, als wir in der Anfangsphase von Localina auf Podio gestossen sind.

Podio ist ein Kollaborationstool auf SaaS-Basis, welches mittlerweile von Citrix aufgekauft wurde. Wir waren nicht sofort Feuer und Flamme, doch mit zunehmender Erfahrung sowie ständiger Weiterentwicklung durch Podio kann ich sagen: das ist das beste und umfassendste Kollaborationstool mit dem ich bisher gearbeitet habe.

Bevor ihr fragt – wir sind in keiner Weise mit Podio verbandelt.

Echtes Allzwecktool

Podio mit all seinen Facetten kann man kaum abschliessend im Rahmen eines Blogposts gerecht werden. Bei Localina ist es unter anderem Taskmanager, CRM-Tool, Intranet, Marketingdatenbank, Ticketingsystem und vieles mehr. Wir können unsere Lead- und Supportanfragen via Webseite managen, Investoren auf dem Laufenden halten, Freelancer und Teilzeitkräfte mit den nötigen Informationen versorgen und vieles mehr.

In einem Podio-eigenen Appstore lassen sich für die verschiedensten Anforderungen wie Meetingkoordination, Kundendatenbank, Pipeline, Supportformular, Marketing- und Eventplanung etc. gratis Applikationen auswählen und zusammenstellen. Diese Apps lassen sich den eigenen Bedürfnissen anpassen. Sollen Felder anders heissen? Zusätzliche Felder für Adressen, Links, Bilder, Daten, Schieberegler oder Kategorien gewünscht? Alles kein Problem. Mit ein paar Klicks ist die Applikation den eigenen Wünschen angepasst. Technische Kenntnisse sind hierbei nicht nötig.

Oberfläche Podio
(25) Activity stream | Intranet(22) Podio App Market | Podio(20) Modify app | Sales & CRM(20) Modify app | Sales & CRM-1

Empfehlung: Ausprobieren!

Wir haben Podio mit wenig Aufwand zu einer für Localina massgeschneiderten Lösung konfiguriert. Mit dem integrierten Task-Manager können Tasks direkt mit Kundendaten, Dateien, Meeting-Notizen etc. verknüpft und anderen Mitarbeitern zugewiesen werden. Mit der Kommentarfunktion werden Entwicklungen auf Kundenseite transparent und schnell festgehalten oder Dokumente gemeinsam finalisiert. In einem Newsfeed ähnlich dem von Facebook sind die Aktivitäten aller Mitarbeiter in Echtzeit nachvollziehbar. Zudem integriert Podio auch mit Google Docs oder unserer Dropbox. Mit der entsprechenden App kann ich zudem unterwegs mit dem Smartphone jederzeit auf sämtliche Daten in Podio zugreifen.

Natürlich ist auch Podio nicht perfekt und spezialisierte Tools, beispielsweise für CRM, Taskmanagement oder Dateimanagement haben punktuell wesentlich mehr Features. Kein Tool ist aber so einfach zu bedienen, umfassend im Funktionsumfang und so einfach für individuelle Bedürfnisse konfigurierbar wie Podio. Mittlerweile wird Podio in meinem Freundeskreis für Bandproben, gemeinnützige Vereine oder Serviceagenturen genutzt. Bis jetzt war noch niemand davon enttäuscht. Mein Tipp ist also: probiert es aus und überzeugt euch selbst. Der Einsatz von Podio war sicherlich einer der besseren Entscheidungen, welche wir bei der Gründung von Localina gemacht haben.

 

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4 Kommentare

  1. Ich habe schon mehrere Anläufe mit podio gemacht, aber irgendwie hat es mich nie komplett überzeugt. Das Haupt-Manko ist meiner Meinung nach die Oberfläche: Es gibt zig Menüpunkte, links die Workspaces, oben die Apps, rechts die Tasks… Wer soll denn da noch durchblicken?

    • Danke für deinen Kommentar!

      Ja, das Tool kann in seiner vollen Pracht auch unübersichtlich werden. Das hast du aber auch bei allen anderen Tools mit diesem Funktionsumfang.

      Was du in Podio siehst, kannst du zudem auch selber steuern. Gerade bei der rechten Spalte mit den Widgets entscheidest du, was dort angezeigt wird.

      Wenn du das Ding neu aufsetzt, sollte es eigentlich sehr aufgeräumt daher kommen ;) Was für Spaces und Apps du hast, ist wiederum von deinen Bedürfnissen abhängig.

  2. Wir haben bei required+ auch versucht Podio einzusetzen, aber der Aufbau hat uns zu lange gedauert. Wir arbeiten viel mit externen Leuten zusammen, die teilweise nicht besonders Web-Afin sind und da war uns die Hürde bei Podio zu hoch.

    Basecamp Next bietet uns bereits sehr viel und wir konnten direkt mit Externen loslegen, ohne auch nur 1 Minute Erklärung.

  3. Sehr guter Artikel und dass bei dem Funktionsumfang von 2012. Toll!

    Wir sind der erste deutsche Podio Preferred Partner und haben bei unseren Kunden auch oft mit ähnlichen Themen zu tun, wie Sie hier in den Kommentaren anklingen.

    Inzwischen ist Podio zu einem echten Alleskönner geworden und wir haben es immer öfters damit zu tun, dass durch Podio gleich mehrere Softwareprogramme im Unternehmen abgelöst werden.
    Wir machen dazu die Beratung und die Umsetzung.

    Wir bieten übrigens auch kostenlose Webinare an, in denen wir gern einen Überblick über die aktuellen Möglichkeiten mit Podio verschaffen.

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